Perfektes Ablagesystem für den Schreibtisch
Papierstapel und undurchsichtige Zettel verhindern, daß man den Durchblick hat, kosten viel Zeit und Nerven.
Mit dieser Vorgehensweise schaffen Sie sich ein pefektes Ablagesystem und damit einen übersichtlichen Schreibtisch privat wie beruflich.
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Gibt es das perfekte Ablagesystem für den Schreibtisch?
Die Antwort lautet ja, mit einer kleinen Einschränkung.
Etwa 75% bis 80% des hier beschriebenen Systems können Sie direkt für sich übernehmen. Das sind die Grundlagen für ein Ablagesystem, das Ihnen sofort hilft.
Da jeder Mensch was die Abläufe im Berufs- bzw. Privatleben angeht einige Besonderheiten hat, gilt es diese bei einem perfekten Ablagesystem zu berücksichtigen.
Nachdem Sie die Grundlagen für ein perfektes Ablagesystem eingerichtet haben, können Sie es noch mit einigen wenigen Ergänzungen bzw. Veränderungen auf Sie exakt anpassen.
So erhalten Sie das perfekte Ablagesystem, das auch bei Ihnen dauerhaft funktioniert und Sie entlastet.
Das hier beschriebene System können Sie sowohl im Beruf als auch für Ihren privaten Bereich nutzen.
Unordnung auf dem Schreibtisch - wieso eigentlich?
Am Anfang war der Schreibtisch übersichtlich, schön geordnet und es existierte auch ein sinnvolles Ablagesystem für alles was innerhalb der Woche so alles an Unterlagen ankam.
Im Laufe einiger Monate veränderte sich die Situation: langsam, fast unmerklich kamen immer einige Kleinigkeiten dazu. Ein paar Stifte und Kugelschreiber hier, ein Ladegerät da, ein neues Deko-Element. Vielleicht doch noch die Briefkörbe auf den Schreibtisch stellen und noch ein spezieller, wissenschaftlicher Taschenrechner.
Zusätzlich gab es neue Arten von Unterlagen und es wurden auch deutlich mehr. Vor allem konnten plötzlich nicht mehr alle Papiere in das bestehende Ablagesystem untergebracht werden.
Die zur Verfügung Arbeitsfläche wurde so immer kleiner. Für Unterlagen, die für die aktuell zu bearbeitenden Dinge gebraucht wurden, war plötzlich kaum noch Platz. In extremen Fällen bilden sich dann auch noch Stapel, die mangels einem sinnvollem Ablagesystem immer größer und undurchsichtiger werden.
Irgendwann kapituliert man dann. Wichtige Unterlagen sind zwar vorhanden, verstecken sich aber „irgendwo“ in Stapeln oder Schubladen bis es Ärger gibt oder Geld kostet.
Unordnung auf und um den Schreibtisch entsteht meistens nicht sofort. Es ist ein schleichender Prozess, der sich nach und nach einstellt weil sich zu viel ansammelt und das Ablagesystem (sofern vorhanden) nicht wirklich funktioniert.
Dies geschieht sowohl im privaten als auch im beruflichen Bereich. Nur dass der private Schreibtisch und das Ablagesystem nicht so schnell unter Druck geraten, da weniger Unterlagen pro Woche anfallen. Auf Dauer ist es in beiden Feldern nicht angenehm im Chaos zu landen.
Das kann lange Zeit gutgehen bis ganz plötzlich ein ungutes Gefühl entsteht wenn etwas schiefgegangen ist. In Job gerät man unter Druck, weil man eine wichtige Sache aufgrund von Unordnung vergessen hat, im Privatleben hat man vielleicht einen Zahlungstermin, einen Garantieantrag oder Absprache mit einem Handwerker vergessen. Teure Mahngebühren, ein kaputter Gegenstand, den man nicht umtauschen kann und noch längeres Warten auf den Handwerker sind die Folge.
Machen wir also einen radikalen, positiven Schritt in Richtung „perfektes“ Ablagesystem.
Los geht’s.
Das Basissystem für Schreibtisch und Ablage
A) Der Schreibtisch
Basissystem + individuelle Ergänzungen = perfektes Ablagesystem und Schreibtisch
Das Basissystem sollte immer vorhanden sein; es ist sozusagen die Grundlage für Ordnung und Übersicht.
Schauen wir uns zunächst den Schreibtisch an: Räumen Sie alles was Sie schnell entfernen können von Ihrem Schreibtisch weg. Dinge, die Sie sowieso in jedem Fall benötigen und die wegen der Verkabelung umständlich weg zu stellen sind lassen Sie stehen.
Das sind z.B.
- Bildschirm
- Tastatur und Maus
- eine Lampe
- ein Telefon
Jetzt wo der Schreibtisch fast leer ist prüfen Sie, ob diese Gegenstände an einer sinnvollen Position stehen oder ob diese wirklich auf dem Schreibtisch stehen müssen.
Wenn Sie z.B. eher selten am PC arbeiten könnten Sie diesen an einen Nebentisch umsiedeln, im privaten Bereich vielleicht sogar in einen anderen Raum. Das könnte viel Platz sparen, denn auch Maus und Tastatur wandern mit.
Prüfen Sie das für jeden verbliebenen Gegenstand.
Anschließend kommt die Grundausstattung dran: was benötigen Sie wirklich oft und muss auf dem Schreibtisch sein?
Das sind in der Regel:
- ein kleiner Becher für die wichtigsten Stifte
- ein großer Becher für einige Buntstifte, Schere und Lineal
- Taschenrechner
Bitte beachten Sie beim kleinen Becher: Lieber nur einen Kugelschreiber, der geht (und dazu 2 Ersatzminen sofort greifbar) als fünf, von denen keiner wirklich funktioniert. Ich selbst habe in diesem Becher einen blauen und roten Kugelschreiber, einen Bleistift, einen ausziehbaren Zeigestab in Bleistiftgröße, da ich öfter jemanden auf meinem Bildschirm etwas zeige; das geht so am besten.
Mehr ist dort nicht drin. Fertig!
Bei den Buntstiften sind Holzstifte empfehlenswert, da sie nicht austrocknen und deshalb länger halten.
Alles was noch zur üblichen Schreibtischausstattung gehört, aber seltener gebraucht wird (Locher, Tacker usw.) kommt in Schubladen oder andere sinnvolle Stellen.
Daumenregel: Je seltener etwas benötigt wird, desto weiter weg darf es sein.
Wie groß sollte der Schreibtisch sein?
Egal ob im privaten Zuhause, im Arbeitszimmer im eigenen Haus oder im Büro: Die zur Verfügung stehende Raumgröße gibt den maximalen Platz für den Schreibtisch vor.
Überlegen Sie sich welche Wunsch-Schreibtischgröße und welche Form für Sie ideal wären. Das könnte eine kleine Kommode mit aufklappbarem Schreibtisch (eher im Privatbereich) bis zum großen Bürotisch mit angebauter Besprechungsecke sein.
In jedem Fall sollte genug freie Fläche zum Arbeiten und für die dafür benötigten Unterlagen zur Verfügung stehen. Tipp: Lieber der Schreibtisch ist etwas zu groß als etwas zu klein!
Eine gute Möglichkeit ist es auch einen bestehenden Schreibtisch mit einer Zusatzplatte oder einem Beistelltisch zu erweitern.
Denken Sie auch an eine Fläche für das Zwischenablagesystem (hierzu gleich mehr).
B) Die Ablage
Auch hier gibt es bestimmte Dinge, die eine gute Basis bilden. Hierzu ist es gut zunächst festzustellen was alles abgelegt wird und wie man das organisiert. Das gilt sowohl privat als auch beruflich.
Das erscheint auf den ersten Blick im privaten Bereich etwas umständlich, aber wenn Sie erst einmal ein kleines System aufgebaut haben, werden Sie darauf nicht mehr verzichten möchten, da Sie sehr viel Zeit und gelegentlich auch Geld sparen.
Im Beruf (egal ob angestellt oder selbständig) versteht es sich von selbst gut organisiert zu sein. Das vermeidet Stress und es gibt deutlich weniger Fehler. So können Sie sich auf die wichtigen Dinge konzentrieren, die Sie voranbringen.
Die Ablage selbst teilt sich in 3 verschiedene Typen auf:
- Zwischenablage
- endgültige Ablage
- Ablage P
Die Zwischenablage
Die Basis der Ablage bildet die Zwischenablage. Hier können alle eingehenden Papiere sofort sinnvoll einsortiert werden. Dadurch bilden sich keine undurchsichtigen Stapel. Die Unterlagen kann man wiederum in verschiedene Arten einteilen, die dann entsprechend abgelegt werden.
Benutzen Sie für die Zwischenablage am besten Briefkörbe (auch Briefablage genannt). Diese gibt es zum Stapeln und auch als fertiges Gestell. Ganz perfekt sind Briefablagen wenn diese vorne (rechts und links) eine kleine, senkrechte Fläche zum Beschriften haben. Achten Sie beim Kauf darauf!
Hier können Sie kleine Schilder anbringen, die Ihnen die Übersicht erleichtern.
Alternativ gibt es auch Schubladenboxen (meistens 5 Schubladen in einem Kunststoffkasten); Nachteil ist aber, dass man nicht sofort den Inhalt sieht und man immer nur um eine ganze Box (5 Schubladen) erweitern kann. Eine weitere Möglichkeit wäre noch ein Hängemappen-System; dazu benötigt man immer eine spezielle Halterung. Die Mappen eignen sich eher für Unterlagen, die nicht so oft benötigt werden (Kundenkartei etc.), da es auch etwas umständlicher ist den Inhalt anzuschauen. Die Mappen müssen jedes Mal herausgezogen und geöffnet werden.
Wichtig! Stellen Sie zunächst fest wie viele Fächer (also Briefkörbe) benötigt werden. Die fertigen Gestelle haben meistens nur 3 Briefkörbe, die Sie dann nicht mehr erweitern können.
Aus diesem Grund würde ich die stapelbaren Kästen bevorzugen (durchsichtiges Plexiglas sieht sehr edel aus). Hier gibt es keine Beschränkung Ihres Ablagesystems wenn sie dieses erweitern möchten.
Sinnvolle Fächer sind die Basis für eine gut funktionierende Zwischenablage (Beruflich und auch Privat):
- Zu erledigen
- Rücklauf abwarten
- Lesen
- Ablegen
Diese Einteilung erklärt sich im Grunde von selbst. Die Reihenfolge kann man so wie hier aufgelistet belassen; also Ablegen ganz unten, damit es nicht zu voll werden kann.
Alles was Sie nicht wirklich Lesen müssen, aber behalten möchten legen Sie sofort in das Fach „Ablegen“. Von dort wandern die Unterlagen dann in die endgültige Ablage (meistens A4 Ordner).
Oder sortieren es gleich in die endgültige Ablage.
Interessante Prospekte, Kataloge und andere dickere Dokumente sind am besten in einem Stehordner unterzubringen. Hier empfehlen sich Beschriftungen wie „Kataloge, EDV-Unterlagen, Urlaub- und Freizeit“ usw.; wie immer gilt: Wenn Sie diese Dinge nicht sehr oft benötigen können sie auch gerne weiter weg in einem anderen Raum oder dem Keller stehen.
Die endgültige Ablage
Alle Unterlagen, die Sie nicht mehr ständig benötigen werden dort dauerhaft abgelegt.
Wichtig ist ein durchdachtes System, damit Sie alles bei Bedarf wieder schnell finden. In einem gut gemachten Ablagesystem sollten Sie die gesuchten Unterlagen innerhalb von 30 Sekunden, max. in einer Minute wieder finden.
Die endgültige Ablage besteht meistens aus ganz normalen, breiten A4 Ordnern.
Empfehlenswert sind Ordner mit einsteckbaren Rückenschildern. Diese können Sie am PC entwerfen, bei Bedarf schnell ändern und immer wieder ausdrucken. Gedruckte Rückenschilder sind außerdem immer gut lesbar und sehen sauber aus.
Egal ob privat oder beruflich: Machen Sie sich auf Papier eine vorläufige Übersicht mit Ordnern, die Sie möglicherweise benötigen. Das können Sie einige Tage / Wochen immer mal wieder überdenken. Erst dann legen Sie wirklich die Ordner an. Das spart Ihnen viel Zeit, denn ein bestehendes Ablagesystem zu ändern und alles neu zu sortieren kann sehr aufwändig sein.
Ein fix und fertiges Ablagesystem für Ihre privaten Unterlagen finden Sie auf dieser Seite (hier klicken).
Die Ablage P
Die einfachste Ablage, die es gibt. Die meisten werden das kennen: Die Ablage P ist der Papierkorb.
Sehr alte Papiere, Quittungen, die nicht mehr benötigt werden, Versicherungsunterlagen bei denen es die Versicherung gar nicht mehr gibt usw. sind typische Beispiele im Privatbereich. Im Büro sind das vielleicht uralte Präsentationen, Kataloge von Lieferanten, alte Excel-Ausdrucke und Quartalsanalysen, die schon einige Jahre alt sind und nicht mehr benötigt werden.
Diese Unterlagen nehmen nur Platz weg und blähen Ihr Ablagesystem nur unnötig auf.
Bitte machen Sie von der Ablage P so oft es geht Gebrauch.
Noch effektivere Ablage - elektronische Systeme helfen
Das System der Zwischenablage können Sie auch nutzen um Dateien, E-Mails und zu erledigende Aufgaben schnell und einfach zu ordnen und zu überblicken.
Sehr einfach geht das am PC wenn Sie die gleichen Ordner wie in der körperlichen Zwischenablage erstellen. Also:
- Zu erledigen
- Rücklauf abwarten
- Lesen
(- Ablegen)
Den letzten Ordner können Sie im Grunde auch weglassen, denn es ist sehr einfach Dateien sofort in Ihre PC-Ordnerstruktur zu verschieben. Aus diesem Grund entfällt der Ordner „Ablegen“. Wenn eine Datei nicht mehr in „Erledigen, Rücklauf oder Lesen“ benötigt wird verschieben sie diese sofort in Ihre Ordnerstruktur auf Ihrem PC.
Gleiches gilt für Ihre Mails. Auch in Ihrem Mailprogramm können Sie sich die oben vorgeschlagenen Ordner erstellen. Hierbei könnten Sie eventuell auf den Ordner „zu erledigen“ verzichten, indem Sie solche Mails einfach im Eingang belassen und kennzeichnen (in Outlook geht das z.B. mit der Funktion „Nachverfolgung“ >> Mail mit der rechten Maustaste anklicken).
Diese Art der Ablage lohnt sich dann wenn die entsprechenden Belege bereits als Datei vorliegen. In manchen Fällen wäre es zu überlegen, ob Sie in Papierform vorhandene Unterlagen einfach mit einem Scanner oder einer App in eine pdf Datei (lesbar mit dem kostenlosen Acrobat Reader) umwandeln und so sehr schnell darauf zugreifen können.
Bedenken Sie aber bitte den Aufwand, wenn Sie das Papier selbst behalten und irgendwo einordnen; Sie haben dann dieselbe Unterlage doppelt in 2 Ablagesystemen.
Das sollte man nur im Ausnahmefall so handhaben.
Tipp:
Im fix & fertige Ordnungs- und Ablagesystem gibt es zusätzlich alle Ordner auch als PC-Ordner (bereits beschriftet): >> Info Premium Ordnungssystem
Sinnvolle Ergänzungen für Ihr Ablagesystem
Basissystem + individuelle Ergänzungen = perfektes Ablagesystem und Schreibtisch
Individuelle Ergänzungen vervollständigen Ihr Ablagesystem. So sind alle Unterlagen sinnvoll untergebracht.
Ergänzungen Projekte
Wenn Sie (beruflich oder privat) Projekte durchführen sollten Sie diese separat ablegen. Wie kann man das am besten tun?
Von einem Projekt spricht man wenn ein Vorgang mehr als 3 Schritte benötigt, um ihn abzuschließen. Das kann z.B. ein privates Bau- oder Renovierungsprojekt, im Beruf der Aufbau einer neuen EDV-Anlage, die Einführung von Software oder die Planung einer zusätzlichen Produktionshalle, einer Abteilung usw. sein.
Je nach Umfang des Projektes legen Sie dafür einen oder mehrere schmale oder breite Ordner für die endgültige Ablage an. Ist es ein sehr kleines Projekt könnte vielleicht auch ein Heftstreifen genügen, mit dem Sie die Unterlagen zusammen halten. Für die einzelnen kleinen Projekte könnten Sie dann einen Ordner „Projekte“ in Ihrem Ablagesystem anlegen.
Gerade bei Projekte gibt es laufende Vorgänge, die man nicht in einem Ordner ablegen möchte.
Hierfür gibt es dann eine Zwischenablage. Je nach Umfang könnten Sie diese in jeweils eine Prospekthülle (A4 Hülle rechts und oben offen) unterbringen oder dafür einen extra Briefkorb für das Projekt aufstellen (Beschriftung nicht vergessen).
Ergänzungen Steuer
Sowohl privat als auch beruflich entstehen steuerliche Belege, die man am besten sofort vorsortiert.
Hierzu eignet sich eine Mappe mit 10er Register zum vorsortieren.
Das Top-Ordnungssystem beinhaltet alles, damit Sie bei Ihrer Steuer sehr viel Zeit sparen (nähere Infos hier).
Ablagesystem für Bücher, Zeitschriften etc.
Wenn Sie sehr viel private oder berufliche Literatur haben ist hierfür ein übersichtliches Ablagesystem sinnvoll.
Messen Sie zunächst aus viele Meter Bücher Sie haben und besorgen Sie sich dafür ein Regal, das etwa 30% mehr Platz hat. Bilden Sie anschließend Kategorien der Bücher (z.B. Präsentieren, Verkauf, Krimis usw.). Nach diesen Kategorien räumen Sie dann Ihr Regal ein.
Zeitschriften kann man in passenden Kunststoffboxen, im Regal oder Stehsammlern aufbewahren. Deutlich mehr Platz spart man wenn nur die interessanten Artikel herausgenommen werden und man diese in Ordner sortiert. Auch das Scannen macht eventuell sinn wenn Sie häufig Artikel suchen müssen; sind die Dateien ordentlich benannt haben Sie ein sehr schnelles Ablage- und Findesystem.
In 5 Schritten zum Ablagesystem
- Entfernen Sie von Ihrem Schreibtisch alle einfach zu bewegenden Dinge
- Prüfen Sie was wirklich auf Ihrem Schreibtisch sein muss (etwas Deko ist ok)
- Planen Sie Ihr Ablagesystem zuerst auf Papier
- Nutzen Sie eine Zwischenablage und die „Ablage P“
- Passen Sie Ihr Ablagesystem solange an bis Sie 95-98% aller Papiere sofort unterbringen
Schreibtisch Ablagesystem auf einen Blick
- Bauen Sie sich ein Basis-System auf und ergänzen Sie es später
- Entrümpeln Sie zunächst Ihren Schreibtisch
- Nutzen Sie sowohl Zwischenablage als auch endgültiges Ablagesystem
- Denken Sie immer an die Ablage „P“
